Comment envoyer un document à signer à plusieurs personnes

Envoyer un document à envoyer hors souscription à un ou plusieurs utilisateurs

Requis :

Il est possible d'envoyer un document au format PDF à signer à un ou bien plusieurs utilisateurs. Ce processus est utile pour envoyer des documents hors cadre de souscription pour des mises à jour contractuelles par exemple.

Pour pouvoir envoyer des documents à signer, veillez suivre les étapes suivantes :

Connectez vous à votre compte via l’espace Administrateur
Dans le menu à gauche, cliquez sur l'onglet Signatures
Cliquer sur le bouton Créer > Créer une signature multiple

Parcours de création de signature

Une fenêtre va alors apparaitre avec un parcours de création de signature multiple, avec plusieurs étapes à devoir remplir.

Sélectionner les signataires

A cette étape, vous devez choisir quels utilisateurs vont devoir signer le document. Vous pouvez sélectionner des Investisseurs Physique, Investisseurs Morale ou bien des Conseillers.

Pour se faire :

Dans le champ Nom de la signature, rentrez le nom que va avoir le document à signer
Dans le champ Chercher le signataire, renseignez l'adresse mail de l'utilisateur concerné
Sélectionnez l'utilisateur
- Ses informations telles que son nom, prénom et numéro de téléphone seront alors visibles et automatiquement remplies
Cliquer sur le bouton +

L'utilisateur sera alors ajouté à la signature. Vous pouvez le retirez votre choix en cliquant sur la croix de la cartouche de l'utiliser. Répéter ensuite ces étapes pour chaque utilisateur devant signer le document. Une fois les utilisateurs sélectionnés, cliquez sur Suivant pour passer à la suite.

Ordre des signataires

Cette étape vous permet de choisir l'ordre dans lequel les utilisateurs doivent signer le document.

Pour se faire :

Maintenir le clic gauche de la souris puis déplacer le bloc de l'utilisateur à la place désirée vers le haut ou vers le bas
- Le 0 sera le premier de la liste
Cliquer sur le bouton Suivant

Attention ! Dans cette configuration, l'utilisateur en haut de la liste recevra en premier le mail de signature et les autres ne l'auront qu'une fois que le premier aura signé le document.

Sélectionner un document

Cette étape vous permet de choisir sur le document qui doit être signé existe déjà dans votre espace documentaire ou alors si vous souhaitez importer un nouveau document.

Pour le premier choix :

Cliquez sur le bouton Document existant
Cliquez sur le champ de texte
Rentrez le nom du document souhaité ou bien cliquer sur la flèche pour avoir la liste
Sélectionnez le document

Pour le second choix :

Cliquez sur le bouton Nouveau document
Cliquez sur le bouton Choisir un fichier
Importez le document souhaité

Attention ! Le document doit être au format PDF.

Une fois le document sélectionné, cliquer sur Terminer pour créer la signature. Un mail sera alors envoyé aux signataires afin de les informer qu'ils ont un document en attente de signature.

Où consulter la signature ?

Sur votre espace Administrateur, la nouvelle signature multiple apparaît dans la section Signatures. Pour la consulter, veillez suivre les étapes suivantes :

Connectez vous à votre compte via l’espace Administrateur
Dans le menu à gauche, cliquez sur l'onglet Signatures
Cliquer sur l'onglet Autres

Les signataires ont accès au document à signer sur leur interface utilisateur :

Pour les Investisseurs, il faut :

Connectez vous à votre compte via l’espace Investisseur
Cliquer sur le bouton Profil > Signatures

Pour les Conseillers, il faut :

Connectez vous à votre compte via l’espace Conseiller
Cliquer sur le bouton Signatures
Cliquer sur le bouton Conseillers