Contrôler une souscription

Sommaire

Introduction

Le contrôle complétude permet aux utilisateurs de type "sous-admin" de valider des parties de souscriptions. Cela permet aussi d'invalider d'autres parties en ajoutant un commentaire pour faire des demandes de modification aux utilisateurs type "partenaire".


Process flow pour une plateforme à deux niveaux de validation

Configuration

Définir les niveaux de contrôle

Dans l'espace admin, il faut définir le niveau de contrôle

Cela correspond au niveau exact de contrôle qui devront être faits !


Ajouter des sous-admins

  1. Il faut ensuite créer des sous-administrateurs et leur attribuer des rôles

  2. Il faut ensuite configurer les accès de ces rôles.

    Le sous admin doit avoir les droits sur son propre niveau (au moins jusqu'à création) et il n'a pas à avoir les droits sur les autres niveaux


Contrôle de niveau 1

Analyse de la souscription

Le Contrôleur doit premièrement créer le contrôle sur la souscription en faisant Traiter → Ajouter un contrôle. À lui de vérifier en amont si les documents étaient bien signés.


Il peut alors modifier le statut de chaque "section du formulaire" :

Bloc de donnée Description du contenu
Investisseur
  1. Information de base sur l'investisseur : Nom, Prénom, Téléphone…
  2. Information d'investissement : Profil de risques, patrimoine…
  3. Information d'entreprise (pour les PM) : Dénomination sociale, Siret…
Co-souscripteur
  1. Présence ou non d'un co-souscripteur
  2. Information de base : Nom, Prénom, Téléphone
Conseiller
  1. Présence ou non d'un conseiller
  2. Information de base : Nom, Prénom, Téléphone…
  3. Information d'entreprise : Dénomination sociale, Siret…
Usufruitier
  1. Présence ou non d'un usufruitier
  2. Information de base : Nom, Prénom, Téléphone…
Compte bancaire
  1. Compte bancaire utilisé pour le payement / reversement
Transaction
  1. Informations générales : Nombre de parts, Montant, date de création
Document
  1. Toutes les pièces justificatives téléchargées par l'utilisateur
  2. Tous les documents générés / à signer par l'utilisateur : BS, Attestations diverses…
  3. Tous les documents téléchargés par les sous-admins lors du contrôle (ces documents ne sont pas visibles par l'utilisateur)
Formulaire

Le formulaire reprend toutes les questions du parcours de souscription (Pas celui d'inscription).

Le contrôleur peut valider, pour chaque question du parcours, la réponse de l'utilisateur.

  • Si toutes les questions sont valides, le bloc entier peut être validé
  • Si une seule question est rejetée, le bloc entier est rejeté

Publication (Validation ou Rejet)

Une fois tous les éléments contrôlés, le sous admin peut faire l'action Traiter → Publier le contrôle.

  • Si tous les blocs sont validés, le contrôle est validé
  • Si un seul bloc est rejeté, la souscription est renvoyée au partenaire pour modification.

Cette action validera le contrôle niveau 1

Une fonctionnalité de commentaire lors du rejet sert à donner plus d'information au partenaire pour le guider.

Lors du rejet :

  • Le partenaire est notifié par email que la souscription va nécessiter des modifications
  • La souscription est disponible à la modification
  • Le partenaire devra régénérer la documentation (dans le bloc document) et les renvoyer pour signatures à l'investisseur (et éventuellement aux autres acteurs de la souscription)

Une fois les modifications apportée et les documents signés à nouveau, le processus peut recommencer, le contrôleur niveau 1 doit contrôler à nouveau la souscription



Contrôle de niveau 2

Une fois le contrôle niveau 1 validé, un contrôleur de niveau 2 peut créer le prochain niveau de contrôle.


Il peut apposer son "tampon" sur la souscription la validant ou la rejetant au niveau inférieur en apportant des commentaires.

Seuls les contrôleurs de niveau 1 peuvent rejeter pour le partenaire

Quand le contrôle de niveau 2 est validé, la souscription est automatiquement validée.

Les éventuels exports automatiques sur la plateforme prendront effet (sur Unicia par exemple).



Gestion des commentaires

Le mémo

Le mémo est un champ de texte libre pour écrire de l'information sur un dossier de souscription. Il est visible uniquement par les administrateurs et sert à passer de l'information ou noter quelque chose d'important pour le traitement du dossier.


Le mémo peut être modifié par tous les administrateurs tant que leur contrôle est en cours.


Le commentaire référent

À l'instar du mémo, le commentaire référent est un champ de test libre qui se comporte de la même façon, à la seule différence que le compte partenaire qui a créé la souscription peut le voir aussi.


Le commentaire référent sert à faire passer une information plus globale sur la souscription qu'un commentaire de rejet d'un bloc bien précis (comme une échéance pour les modifications, des demandes de contrôle supplémentaire…).

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