Contrôler une souscription
Sommaire
Introduction
La fonctionnalité de contrôle permet à des utilisateurs sous-administrateurs de votre plateforme de contrôler la bonne complétion d'un formulaire de souscription en ligne. Ils peuvent valider ou rejeter toute ou partie du formulaire selon leur analyse.
En cas de rejet, le formulaire peut être révisé en ligne par l'investisseur ou le partenaire distributeur affilié. En cas de validation, la souscription prend effet et le dossier peut-être déversé automatiquement dans l'outil Unicia et dans une GED Documentaire.
Configurations initiales
Définir les niveaux de contrôle
Vous devez tout d'abord définir le nombre de contrôle nécessaire à effectuer sur une souscription. Pour cela, en tant qu'administrateur de la plateforme vous devez :
- Dans le menu configuration, cliquer sur Paramètres
- Ouvrir le sous menu Paramètres
- Dans paramètres additionnels ; Saisir un niveau de contrôle (Ex 1 ou 2)
Ajouter des sous-administrateur à votre plateforme
Des utilisateurs sous-administrateurs de votre plateforme doivent maintenant être ajoutés pour pouvoir leur attribuer des rôles.
- Dans le menu configuration, cliquer sur Paramètres
- Ouvrir le sous-menu Administrateurs
- Cliquer sur le bouton créer
- Saisir l'adresse e-mail d'un nouveau sous-administrateur puis sauvegarder
Attribuer des rôles
Chaque rôle possède des droits. La différence fondamentale entre un contrôleur de niveau 1 et 2 est que le contrôleur de niveau 2 aura un rôle de validateur. Il pourra
- Apposer sa validation finale sur le dossier de souscription
- Traiter le déversement des données dans Unicia et en GED (si ces services sont connectés à votre plateforme)
Dans le cas ou 1 seul niveau de contrôle est appliqué, le sous-administrateur désigné, pourra combiner les rôles de contrôleur et validateur.
Pour configurez les droits en fonction de chaque rôle, vous devez :
- Dans le menu configuration, cliquer sur Paramètres
- Ouvrir le sous-menu Groupes d'administrateurs et accès
- Cliquer sur Créer
- Saisir un rôle (Ex. "contrôleur" ou "validateur") et cliquer sur valider
- Dans le tableau, cliquer sur action lié au rôle nouvellement crée
- Cliquer sur gérer
- Sélectionner un ou plusieurs sous administrateurs
- Cliquer sur accès et définir les rôles pour le ou les sous administrateur(s) sélectionné(s).
Contrôle de niveau 1
Analyse de la souscription
lorsqu'une souscription à été finalisée, le sous-administrateur désigné comme contrôleur de niveau 1 peut contrôler la souscription. Pour cela :
- Se connecter à la plateforme avec l'adresse e-mail associée à un contrôleur de niveau 1
- Dans le menu administration, cliquer sur souscriptions
- Sur une souscription dont le statut est "finalisée" cliquer sur actions et dans le menu déroulant détails de la souscription
Le Contrôleur doit ensuite créer un contrôle :
- Sur la page détail de souscriptions, cliquer sur le bouton traiter
- Cliquer sur ajouter un contrôle
- Cliquer sur confirmer à l'ouverture de la pop-up
Il peut alors modifier le statut de chaque "section du formulaire"
- Sur chaque sections du formulaire, cliquer sur action
- Cliquer sur changer le statut
- Sélectionner validé ou rejeté en fonction de l'analyse de la section
- Saisir un commentaire (facultatif)
- Cliquer sur le bouton sauvegarder
- Répéter l'opération pour chaque section du formulaire de souscription
| Section de donnée | Description du contenu |
|---|---|
| Investisseur |
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| Co-souscripteur |
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| Conseiller |
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| Usufruitier |
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| Compte bancaire |
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| Transaction |
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| Document |
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| Formulaire | Le formulaire reprend toutes les questions du parcours de souscription (Pas celui d'inscription). Le contrôleur peut valider, pour chaque question du parcours, la réponse de l'utilisateur.
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Publication (Validation ou Rejet)
Une fois tous les éléments contrôlés, le sous-administrateur peut faire l'action Traiter et Publier le contrôle.
- Si toutes les sections sont validées, le contrôle de niveau 1 est validé
- Si une seule section est rejetée, la souscription sera renvoyée au partenaire ou au souscripteur selon les cas pour modification.
Une fonctionnalité de commentaire lors du rejet sert à donner plus d'informations au partenaire ou au souscripteur pour le guider dans les modifications à apporter
Lors du rejet :
- Le partenaire distributeur est notifié par email que la souscription nécessite des modifications
- La souscription est disponible à la modification
- Le partenaire devra régénérer la documentation (à partir de la section document) et les renvoyer pour signatures à l'investisseur (et éventuellement aux autres acteurs de la souscription)
Une fois les modifications apportées et les documents signés à nouveau, le processus peut recommencer, le contrôleur niveau 1 doit contrôler à nouveau la souscription
Contrôle de niveau 2
Une fois le contrôle niveau 1 validé, un contrôleur de niveau 2 peut créer le prochain niveau de contrôle en suivant le même processus que le contrôleur de niveau 1.
Il peut apposer son "tampon" sur la souscription la validant ou la rejetant au niveau inférieur en apportant des commentaires.
Quand le contrôle de niveau 2 est validé, la souscription est automatiquement validée.
Les éventuels exports automatiques sur la plateforme prendront effet (sur Unicia par exemple).
Gestion des commentaires
Le mémo
Le mémo est un champ de texte libre pour écrire de l'information sur un dossier de souscription. Il est visible uniquement par les administrateurs et sert à transmettre des informations en interne pour le traitement du dossier.
Le mémo peut être modifié par tous les administrateurs tant que leur contrôle est en cours.
Le commentaire référent
À l'instar du mémo, le commentaire référent est une zone de texte libre dont le contenu sera partagé au partenaire distributeur.